Le CD-Rom Rapport annuel

Mettre en valeur vos rapports d’activités ? Dynamiser votre communication ? Le cd-rom est un support tout indiqué pour fournir à votre public tout ce que vous voulez qu’il sache sur votre organisation.

Le rapport annuel, une contrainte ?

La plupart des organisations produisent chaque année un rapport annuel, version publique et synthétisée de leur rapport narratif et financier sur l’année écoulée.

La production de ce rapport est parfois vécue comme une contrainte, par l’énergie, le temps et la mobilisation des ressources humaines qu’elle impose, et ceci pour un impact parfois peu évident.

Car de nombreux obstacles apparaissent lors de la production du rapport public, parmi lesquels :
 Les choix éditoriaux. Que dire et ne pas dire ? Comment le dire pour un public qui n’est pas le conseil d’administration ? Et d’ailleurs quel est le public réellement visé par ce rapport ? Ces choix imposent souvent de faire un choix d’illustrations et/ou de photos pertinentes par rapport au message véhiculé.
 La question des langues d’édition du rapport, pour les organisations travaillant en deux ou trois langues. Et de là du format d’édition : deux (ou trois) éditions séparées ? recto-verso ? pages alternées ?
 Les choix du mode de diffusion du rapport, qui peut se faire par poste, internet, en face à face, à la demande ou en push...
 Et bien sûr, il y a tout ce que l’on voudrait mettre et que l’on ne peut pas, qu’il s’agisse des éléments multimédias, ou simplement de précisions que l’ajout d’annexes ou de note de bas de page ne rempli qu’imparfaitement.

Vous pouvez transformer ces contraintes en avantages !

Votre rapport sur cd-rom : une solution pour en optimiser l’impact

De plus en plus de rapports annuels se présentent sous la forme d’un cd-rom, seul ou accompagné d’une version papier. Simple effet de mode ? Volonté de paraître innovant en utilisant un support numérique ?

Certes le cd-rom contribue à donner une image dynamique de votre organisation. Mais il a bien d’autres avantages qui, s’ils ne résolvent pas toutes les contraintes de l’édition de rapport annuel, lui permettent d’en assurer un meilleur impact.

Vous pouvez en effet intégrer autant de langues que vous voulez. Vous pouvez aussi rendre votre édition papier dynamique par des liens entre les sections (entre un terme et sa définition ; entre une activité et un programme...). Vous pouvez également joindre autant de contenu multimédia que le cd peut en contenir. Une émission radio ou télé à laquelle vous avez participé ? Une revue de presse sur l’année ? un catalogue des publications ? Le lien avec votre site web, la possibilité de vous envoyer un mail ou de s’abonner à votre newsletter par un simple clic sont autant de fonctions qui valorisent l’ensemble de votre communication électronique.

Disposer d’un tel support permet-il pourtant d’en assurer l’impact ? Pas tant qu’il n’est pas utilisé.

Un rapport papier est envoyé par courrier, il attend sur une table ou un présentoir. Le cd-rom de rapport annuel doit certes être largement diffusé auprès de son public cible mais il est également un support pour vos présentations et vos activités. Un séminaire, une conférence ou un colloque ? Le cd-rom sera là pour distribuer vos ressources mais aussi pour servir d’appui à la présentation de votre structure.

Ce cd-rom peut également proposer une réelle interactivité avec ses utilisateurs, permettant d’améliorer l’impact de vos éditions à venir en connaissant mieux les souhaits et les impressions de vos lecteurs.

Le cd-rom est un support pour votre information annuelle, mais il permet de l’inscrire dans la durée

Parce qu’il ne présente pas uniquement votre rapport annuel mais également des ressources que vous mettez à disposition de votre public, le cd-rom n’est pas entièrement régi par sa périodicité. Dans deux ans, une ressource documentaire ou vidéo mise sur ce cd sera encore pertinente et utile à votre public. Il est un puissant support de capitalisation d’expériences.

Un cd-rom mais lequel ?

L’édition d’un cd-rom est aussi diversifiée que l’édition papier. Elle se compose en effet de deux parties distinctes : le contenu et le packaging.

Votre rapport annuel sur cd-rom doit être unique et être à votre image

Côté contenu, vous pouvez disposer d’un rapport annuel papier et vouloir l’accompagner d’un support multimédia. Dans ce cas, il est possible d’intégrer la version papier en un seul fichier téléchargeable ou d’en présenter chaque page ou chaque section directement à la visualisation.

Vous pouvez également ne pas choisir d’édition papier et faire de votre cd-rom l’édition publique unique pour l’année.

Du point de vue du packaging, le cd-rom propose bien plus d’options que l’on ne croit souvent.

D’abord, il a des formats différents. Il peut être classique, mini ou au format carte de visite. La capacité de stockage est alors variable, tout comme la facilité de transport et de diffusion. Mais si besoin est, l’option DVD permet de dépasser les besoins de stockage les plus exigeants.

Sérigraphié ou numérique, sa surface accueille votre identité visuelle. Il existe même des formats cartes postales accueillant des mini-cd.

Le boxing a une importance fonctionnelle puisqu’il accompagne la diffusion. Un cd-rom peut ainsi accompagner un rapport écrit et être inséré en fin de rapport grâce à une pastille, ou par une pochette autocollante. S’il doit être diffusé individuellement, la pochette peut alors être papier ou plastique. Le boîtier quant à lui peut être cristal classique ou slim, carton avec ou sans rabats. Le boîtier est sans doute un domaine où la créativité est sans limite. Boîtier rond, éjectable, fer tout est possible si cela sert les objectifs de communication.

La jaquette ou le livret sont des compléments qui sont trop souvent négligés. Combien de cd-rom avez vous dont vous ignorez désormais tout du contenu ? Combien de fois allez vous tester un cd-rom "au cas où" le contenu que vous cherchez s’y trouve ? Par la simple lecture, plus simple et plus rapide, du livret ou de la jaquette, l’utilisateur du cd-rom sait ce qu’il doit s’attendre à trouver à l’intérieur. Comme pour les cd audio, cela doit agir à la fois comme un critère d’importance accordée au support et comme une incitation à sa lecture.

Chaque choix doit résulter de son adéquation aux objectifs de communication auxquels le cd-rom annuel répond